テレワークが急速に普及した現代、オンラインで映像を見ながらリアルタイムに会話ができるビデオチャットを活用する企業が増えています。ビデオチャットの導入を検討する際は、メリットとデメリットを把握することが大切です。本記事では、ビデオチャットのメリット・デメリットのほか、選び方も解説します。
ビデオチャットとは?
ビデオチャットとは、インターネット回線を介してパソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスで相手の映像を見ながら会話できるサービスです。新型コロナウイルス感染症の蔓延以降、リモートワークが浸透したことをきっかけに、多様なビジネスチャットツールやアプリがリリースされています。
遠隔でありながら対面時と同じようにコミュニケーションをとれるほか、資料の共有もスムーズにできる点がビジネスチャットの大きな特徴です。ビジネスシーンでは、Web会議で効率化を図ったり、遠方のクライアントと商談をしたりする際に活用するケースが多くあります。また、コンタクトセンター対応に導入する企業も増えています。
ビデオチャットを含むおすすめのオンライン接客ツールについて、詳しくは下記の記事をご覧ください。
ビデオチャット活用によるメリット
ビデオチャットを活用するとさまざまなメリットが得られます。ここでは、主な3つのメリットを解説します。
場所を選ばず利用できる
ビデオチャットはオンラインでやり取りを行うため、インターネット環境が整っていれば場所を選ばずに利用できます。スムーズに映像共有ができるため、実際の商品を映し出すことで、口頭では分かりにくい質感や使用感なども詳しく伝えられます。さらに、パンフレットや資料を使った細かい説明も可能です。
従来のやり方だと、遠方の顧客とコミュニケーションをとるには、電話もしくは現地に出向く必要がありました。一方、ビデオチャットであれば自社にいながら丁寧なサポートや提案ができます。複数人とつなぐことも可能であり、大人数を集めたセミナーを開催する際も役立ちます。
また、ビデオチャットは、リモートワークにおいても重宝されるツールです。出社しなくても同僚や上司とコミュニケーションをとりながら業務を進められるため、多様な働き方の実現に寄与します。
移動時間を削減できる
従来のように、会議や商談のたびに現地に集まる方法だと、移動時間や交通費がかかります。会議に参加する人数が多くなれば、その分だけ費用もかさみます。しかし、ビデオチャットの導入により現地に出向く必要がなくなると、こうした移動に関する時間やコストを削減可能です。
これまで移動時間に費やしていた時間を、資料作成や別の顧客との商談といった本来注力すべき業務に活用できれば、企業の生産性向上も期待できます。
情報量の多いコミュニケーションが実現する
ビデオチャットでは、音声だけでなく映像を通して相手の様子を確認しながらコミュニケーションがとれるほか、画面共有でさまざまな情報の伝達が可能です。そのため、テキストのみでやり取りをするチャットや音声に頼らざるを得ない電話よりも、情報量の多いコミュニケーションが実現します。
テキストや音声だけでは、相手の状況を事細かに把握することは困難です。場合によっては、相手に真意が伝わらず誤解を招くおそれもあります。一方で、ビデオチャットを活用すると、テキストや音声だけでは伝わりにくい雰囲気や感情なども伝えられる上に、資料や実際の商品を見せながら説明できるため、相手に安心感を与えられます。
ビデオチャット活用によるデメリット
ビデオチャットにはデメリットもあるため、事前に把握しておくことが大切です。つづいては、ビデオチャット活用による2つのデメリットを解説します。
ツールによっては費用がかかる
ビデオチャットのツールはさまざまなメーカーからリリースされています。中には無料で使えるものもありますが、多機能なタイプや大人数で使用するタイプのビデオチャットは基本的に費用がかかります。
ビジネスでビデオチャットを導入する際は、会議や商談会場に出向く時に費やしていた交通費や移動時間とビデオチャットにかかるコストを比較し、費用対効果を踏まえて検討することが大切です。
また、安心してビデオチャットツールを活用するには、有料でもセキュリティや機能を重視して選びましょう。訪問機会の多い企業では、有料タイプを選んだとしてもコスト削減になる可能性があります。
顧客によっては抵抗を持つ場合がある
顧客によっては、ビデオチャットを含むIT関連ツールに苦手意識を持つ人もいます。また、実際に顔を合わせてこそ信頼関係が築けると考える人も少なくありません。特に、年配の顧客は対面することに慣れているため、ビデオチャットに抵抗を感じやすいと考えられます。
ビデオチャットツールをスムーズに導入するには、まず無料体験で使用感や顧客の反応を確認しましょう。ビデオチャットへの参加や使用方法がシンプルで簡単であれば、苦手意識を持つ人でも受け入れやすくなります。また、導入時はツールの使い方を丁寧にレクチャーすることも重要です。加えて、導入後のサポート体制も整備しておくと、トラブルや疑問が発生した場合も速やかに対応できます。
ビデオチャットを選ぶ二大ポイント
自社に見合ったビデオチャットを選ぶ際は、以下にあげる2つのポイントを抑えることが大切です。
1.使用目的から選ぶ
ビジネスにおけるビデオチャットの使用目的は、大きく分けると以下の3つが考えられます。
- 会議
- 顧客対応
- 営業
ビデオチャットは製品によって特化する分野が異なるため、使用目的にマッチするタイプを選ぶことが大切です。例えば、会議に使用する場合は、ファイル共有やタスク管理機能が備わっていると役立ちます。顧客対応に使う場合は、アプリのインストールが不要で、スマホやタブレットからもアクセス可能な製品がおすすめです。また、オンラインで名刺交換ができる機能や商談資料をスムーズに説明するのに役立つメモ機能が備わったタイプは営業に向いています。
2.料金から選ぶ
ビデオチャットには、無料のものと有料のものがあるため、料金が重要な判断基準となります。
利用頻度が少ない企業では、無料で使えるシンプルなビデオチャットでも十分対応できる可能性があります。しかし、顧客とのコミュニケーションや大人数での使用を想定している場合は、通信品質や安定性を踏まえて検討しなければなりません。
ただし、高品質で多機能なビデオチャットツールは、ある程度費用がかかる可能性があります。無料体験やトライアルを利用して複数のビデオチャットを比較し、よりコストパフォーマンスの高いツールを選ぶことが大切です。
まとめ
遠隔でも対面と同様にやり取りができるビデオチャットは、顧客対応や商談、会議などに役立つツールです。インターネット環境が整っていれば、場所を問わず活用できるため、テレワークを導入する際にも重宝します。
ただし、ビデオチャットツールはさまざまなメーカーからリリースされており、機能やコストが異なるため注意が必要です。自社にマッチするツールを選ぶ際は、目的や予算を踏まえて検討する必要があります。闇雲に選ぶのではなく、事前に目的を洗い出した上で自社に適した機能を持つツールを選定しましょう。
