クラウドPBXの導入にあたっては、特徴や注意点を理解する必要があります。この記事では、クラウドPBXの概要やデメリットを解説します。デメリットに対して取るべき対応策を明らかにし、メリットも押さえたうえで、有用なサービスの導入を検討しましょう。
クラウドPBXとは
従来、ビジネスフォンを利用するには、社内にPBX（電話交換機）を設置する必要がありました。PBXは外線と内線、あるいは内線間をつなぐ、転送機能を備えた電話装置を指します。
クラウドPBXとは、クラウド上にPBXを移動させ、インターネット回線を通して通話・通信できるサービスです。インターネット環境があれば、社外からの通話はもちろん、保留や転送・通話録音などの機能を利用可能です。
現在、さまざまなベンダーがクラウドPBXサービスを提供しており、コンタクトセンターを中心に多くの企業で導入が進んでいます。
クラウドPBXのデメリット
クラウドPBXの利用にあたって、どのような点に注意する必要があるのでしょうか。以下では、クラウドPBXのデメリットについて解説します。
番号の引継ぎができない場合がある
まず、契約するサービスやこれまで契約していた回線事業者によっては、電話番号が引き継げない場合があります。
クラウドPBXは、「IP電話回線タイプ」と「光回線タイプ」に分かれます。NTTで電話番号を取得しており、光回線タイプのサービスを契約する場合は引き継ぎが可能です。しかし、IP電話回線タイプのサービスは電話番号の引継ぎができません。現在の電話番号を継続して使用したい場合には、注意が必要です。
音質が不安定になる
一般的なPBXと比べて、音声品質が不安定になる場合があります。クラウドPBXではインターネット回線を使うため、その音声品質は通信環境や契約したサービスの影響を受けます。回線が重くなっている場合や、トラブルが生じた場合は、音声品質が低下するでしょう。
社内での通話に問題はなくとも、通信環境が悪い地下鉄やトンネル内などでは、ノイズや音声の途切れなどが生じるかもしれません。契約したサービスが低品質であれば、頻繁に不具合が生じるおそれがあります。
音声品質が安定せず、相手と良質なコミュニケーションが取れなければ、業務の非効率化を招きます。顧客・取引先からのイメージが悪化すれば、機会損失につながるでしょう。
特定の番号に発信できない
IP電話回線タイプのクラウドPBXは、以下に示す特定の番号に発信できません。
- 110番：緊急通報（警察）
- 113番：電話の故障受付
- 115番：電報申込
- 117番：時報
- 118番：緊急通報（海上事件・事故）
- 119番：緊急通報（消防・救急）
- 144番：迷惑電話断り
- 177番：天気予報
- 0570番：ナビダイヤル
上記の番号に発信不可である理由は、発信者の正確な位置情報を確認できないことで、規制がかけられるためです。
ベンダーへの依存性がある
セキュリティ対策やトラブル対応などはベンダーが行ってくれますが、それゆえにセキュリティ面でベンダーに依存しがちな問題があります。
クラウドPBXはインターネット回線を使うサービスである以上、ウイルス感染や不正アクセスなどのセキュリティリスクが懸念されるため、セキュリティ対策の不十分なサービスでは音声が傍受され、データが流出するおそれがあります。機密情報や顧客情報が漏えいして悪用されれば、企業にとって深刻な損失が生じるでしょう。さらに、社員がスマートフォンを紛失した場合や、盗難被害に遭った場合も同様です。
また、停電やシステム障害などが生じれば、一時的にクラウドPBXを利用できなくなってしまいます。ベンダーが速やかに問題の原因を特定し解消してくれなければ、業務にも多大な影響が生じかねません。
毎月費用が発生する
クラウドPBXを利用するならば、月額利用料を支払わなければなりません。導入にあたり設置費や配線工事費などの初期費用は不要ですが、サーバー登録料や事務手数料などの初期費用は必要です。
さらに、月額利用料や外線通話料、オプション費用などがかかります。契約するサービスや使用人数、回線数などに応じて利用料は異なります。オプションとして多くの機能を加えるほど、料金は高額になるでしょう。
クラウドPBXのデメリットへの対応策
上記のデメリットを踏まえ、クラウドPBXを導入する場合は以下の対応策が必要です。
- 番号の引継ぎ不可：事前に確認する、光回線タイプを選ぶ
- 音質の不安定さ：社内のインターネット環境を整備する
- 発信不可の番号：スマートフォンなどの連絡手段・方法を確保する
- ベンダーへの依存性：セキュリティ対策を強固にする
- 毎月の費用：自社に合ったサービスを選ぶ、不要なオプションはつけない
サービス導入前に、番号の引継ぎや音声品質、セキュリティ対策や費用についての確認が必要です。現在の番号を継続して使用したければ、光回線タイプのサービスを選びましょう。
音声品質については、社内のインターネット環境を見直し、整備するなどの対策が求められます。トラブル時の対応やセキュリティ対策の詳細についても把握する必要があります。無料お試し版などを提供しているサービスを利用し、音声や操作性、セキュリティについて確認するのもよいでしょう。
契約するベンダーやサービスによって、費用や機能は異なります。複数のサービスを比較・検討し、自社に適したサービスを選定することが重要です。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXには上記のような複数のデメリットが存在しますが、もちろんメリットもあります。メリットとデメリット、両面を踏まえたうえで導入を検討しましょう。
費用を抑えられる
前述の通り、クラウドPBXの利用には費用が継続的にかかります。一方で、従来のPBXよりも費用を抑えられる場合があります。
従来のPBXでは、導入するにあたって電話機の購入や設置・配線工事が必要でした。さらに、電話機の故障や寿命などにより、修理代や新規電話機の購入費用も発生します。
その点、クラウドPBXではシステム構築やメンテナンスが不要であるため、初期費用・維持費を抑えられます。月額使用料についても、不要なオプションに料金を支払っていないか見直すことで、料金の最適化が可能です。
また、中には特定の台数まで定額料金のプランや、通常の電話よりも安価な通話料のプランを提供しているサービスもあります。
スマートフォンを内線化できる
クラウドPBXを利用すれば、スマートフォンの内線化が可能です。内線化によって社外からも社内と同様に電話を受けられるため、テレワークや外出・出張時の対応にも便利です。
社外から会社の番号で発信できるため、顧客・取引先にもスムーズに電話を受けてもらえるでしょう。通常の転送と異なり、複数台のスマートフォンに同時着信が可能です。転送費用を削減でき、社内携帯を設置する必要もありません。
災害時には内線化したスマートフォンを利用すれば、社員の安否確認や、電話を使う業務を行えます。
導入や調整がしやすい
導入・調整がしやすい点もメリットとして挙げられます。
先述したように、従来のPBXを導入するには、工事を行わなければなりません。工事の見積もりや業者とのスケジュール調整、必要な機器の購入などに時間がかかります。一方、クラウドPBXの場合は短期間で導入できます。インターネット環境や端末があれば、最短で契約した当日から利用可能です。
さらに、利用人数の変化にも柔軟に対応できます。社員数が増減した場合には設定変更をすればよいため、増設・配線工事や機器の買い替えは不要です。
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まとめ
クラウドPBXを導入すれば、インターネット上でPBXの機能を利用可能です。主なデメリットとして、音質の不安定さや、番号を引継ぎできない場合がある点を押さえておきましょう。また、セキュリティリスクやランニングコストについても注意が必要です。一方で、導入・調整しやすい点や、スマートフォンを内線化できるメリットもあります。複数サービスを比較検討し、重要事項は事前に確認することが大切です。
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